Корпоративные карты — самое удобное средство расчетов с подотчетными лицами. Как их оформить и получить в банке, расскажем в статье.

Выдавать деньги под отчет можно разными способами. Один из них — использовать корпоративные банковские карты.

Что такое корпоративная банковская карта

Корпоративная карта — универсальное средство расчетов, альтернатива чековой книжки. Карта может быть выпущена к специальному карточному счету либо к расчетному счету компании.

Преимущества работы с корпоративными картами

Корпоративные карты облегчают жизнь и руководителям, и бухгалтерам, и кассиру, и подотчетным лицам.

Примечание. Для каких целей можно использовать корпоративную карту

Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.

Двойное назначение. Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.

Сокращается документооборот. Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение ЦБ РФ N 373-П), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.

Пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П предусмотрено, что для получения подотчетных сумм работник обязан оформить заявление. К нему должен приложить руку руководитель компании, указав сумму и срок, на который работнику выдаются деньги.

Примечание. Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых.

При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.

Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п. 4.1 Положения ЦБ РФ N 373-П).

Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.

100 000 руб. — не предел. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.

Примечание. В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.

Какие виды карт бывают

Прежде чем оформить корпоративные карты для расчетов с подотчетниками, необходимо определиться, какие именно карты удобнее использовать вашей компании.

Банки могут выпустить корпоративные карты разных видов (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П, далее — Положение N 266-П): дебетовые (расчетные) и кредитные. На дебетовой (расчетной) карте — собственные деньги компании, на кредитной — заемные средства.

Примечание. Овердрафт к дебетовой карте

В некоторых случаях к дебетовой карте открывается овердрафт — кредит, предоставляемый банком-эмитентом карты клиенту при недостаточности или отсутствии на ее банковском счете денежных средств (п. 1.5 Положения N 266-П).

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Кроме имени и фамилии держателя, эмбоссируется наименование компании.

Неименные — выпускаются на компанию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Примечание. Эмбоссирование — нанесение данных на карточке в виде рельефных знаков.

Лимит карты

Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Компания может установить как постоянные, так и временные лимиты расходования средств по картам. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.

Примечание. Срок действия корпоративных карт — три года.

Какие карты чаще применяют для расчетов с подотчетниками

Как показывает практика, компании в основном используют дебетовые неименные корпоративные карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

К какому счету привязать корпоративные карты

Эмиссию карт осуществляет кредитная организация — банк (п. 1.5 Положения N 266-П).

Банк-эмитент с учетом действующих нормативных актов, изданных ЦБ РФ, устанавливает условия выпуска корпоративных карт — перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как мы отметили выше, дебетовые корпоративные карты могут быть привязаны к расчетному или специальному карточному счету.

Примечание. Выпущенные банком карты принадлежат ему на праве собственности.

Опасности привязки корпоративных карт к расчетному счету

Если корпоративная карта привязана к расчетному (текущему) счету компании, держатель карты (подотчетное лицо) имеет открытый доступ к денежным средствам компании.

Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.

Преимущества специального карточного счета

При использовании специального карточного счета банк открывает компании на основании договора специальный банковский счет. Средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег компании.

Расходование денег с такого счета допускается только с использованием карты (за исключением случая перечисления остатка при закрытии счета). Счет может быть открыт организацией в рублях или иностранной валюте.

Об открытии нового счета в течение семи рабочих дней нужно уведомить налоговую инспекцию (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ), а также ПФР и ФСС РФ (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если же компания оформляет карты к уже открытому карточному счету, то уведомлять никого не нужно. Корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. Она представляет собой средство платежа, с помощью которого компания распоряжается деньгами на счете (п. 1.12 Положения ЦБ РФ N 266-П).

Примечание. Специальный карточный счет — в рублях или валюте?

Удобнее открыть рублевый специальный карточный счет. При наличии рублевого карточного счета открывать валютный карточный счет не обязательно. Ведь в соответствии с пунктом 2.4 Положения N 266-П операции с корпоративной картой могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. При получении иностранной валюты по рублевой корпоративной карте банк просто сконвертирует необходимую сумму.

Какие документы нужны для оформления корпоративных карт

Заметим, что список документов для оформления корпоративных карт в банке, где открыт расчетный счет компании, отличается от списка, который предложит вам другой, незнакомый банк. На с. 61 приведены для сравнения два варианта.

Список документов для оформления корпоративных карт с применением специального карточного счета

Обратите внимание: перечень документов, которые запросит выбранный вами банк, может отличаться от представленного на с. 61.

Оформление корпоративных карт

Как видно из таблицы на с. 61, для заключения договора на открытие специального счета и выпуск корпоративных банковских карт нужны разные документы. Рассмотрим, как составить некоторые из них.

Список сотрудников

Компании необходимо определить круг работников, имеющих право использовать неименные корпоративные карты. Список сотрудников необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя компании (образец на с. 62).

Образец 1. Приказ об утверждении списка сотрудников, которым разрешено использование неименных корпоративных банковских карт

Закрытое акционерное общество «Сладости Востока»

(ЗАО «Сладости Востока»)

Приказ N 62

об утверждении списка сотрудников, имеющих право

использовать корпоративные банковские карты

В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами

Приказываю:

Утвердить список сотрудников, имеющих право использовать корпоративные банковские карты и распоряжаться денежными средствами на них:

В случае увольнения одного из перечисленных сотрудников, поступления на работу нового подотчетного лица, расширения списка документ, представленный в банк, придется обновить.

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты (по форме банка) составляется от имени работника компании, уполномоченного получить ее в банке. Он получает статус держателя карты.

Примечание. Отдельное заявление составляется для открытия специального карточного счета.

Единой формы заявления нет, его форму каждый банк разрабатывает самостоятельно.

Сообщаем об открытии счета контролирующим органам

В налоговую инспекцию нужно направить сообщение по форме N С-09-1.

За непредставление (несвоевременное представление) сообщения об открытии специального карточного счета налоговая инспекция может взыскать с организации штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).

Территориальное отделение ФСС РФ необходимо уведомить об открытии специального карточного счета, направив сообщение. Примерная форма такого сообщения приведена в письме ФСС РФ от 28.12.2009 N 02-10/05-13656.

Аналогичное сообщение необходимо послать в Пенсионный фонд. Его рекомендованная форма приведена на сайте ПФР.

На главной странице сайта нужно найти раздел «Работодателям» и далее поочередно открыть вкладки: «Уплата страховых взносов и представление отчетности» / «Отчетность и порядок ее представления» / «Рекомендуемые образцы документов» / «Сообщение об открытии (закрытии) счета плательщика страховых взносов для представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации».

Такими служебными записками завалены бухгалтерии многих компаний. Учет подотчетных лиц в организациях, деятельность которых связана с многочисленными командировочными и представительскими расходами, - постоянная головная боль для бухгалтеров. По данным операциям всегда существует большой документооборот. Карты же призваны облегчить процедуру выдачи средств под отчет.

Корпоративный пластик - это полноценное платежное средство, держатель которого может совершать покупки, оплачивать услуги и получать наличные деньги на территории страны и за границей. Данный финансовый инструмент не может использоваться для перечислений зарплаты или соцвыплат.

За чей счет банкет?

Для организаций, которые по роду своей деятельности сотрудничают с большим количеством компаний, корпоративные карты выгодны, удобны и престижны.

Юридические лица могут оформить дебетовую (расчетную) или кредитную карточку .

Чаще всего заказывают первый вариант, потому что при использовании тратятся собственные средства организации. Предприятие само определяет список подотчетных лиц, имеющих доступ к деньгам компании. Банк выпускает необходимое число карточек, которые могут быть привязаны к общему счету, либо на каждый экземпляр открывается свой спецсчет. Организация имеет возможность установить общие расходные ограничения и финансовые лимиты для сотрудников.

Использование кредитных корпоративных карт подразумевает, что расчеты будут осуществляться за счет заемных средств, предоставленных банком. За пользование кредитом фирме придется платить проценты, поэтому такой вид пластика оформляется реже, в основном для топ-менеджеров компаний.

Карта, которая всегда на службе

Какие же функции выполняет корпоративная карточка? Она необходима для:

• представительских расходов;
• командировочных затрат;
• хозяйственных и коммунальных платежей компании;
• обеспечения безопасности и защиты финансов от потери, кражи и несанкционированного расходования;
• экономии на банковских и валютно-обменных операциях;
• снижения нагрузки на бухгалтерскую службу;
• оперативного контроля и управления денежными средствами предприятия.

Корпоративная карта помогает анализировать и минимизировать организационные расходы компании, увеличивает скорость расчетов за товары и услуги (по сравнению с остальными безналичными формами оплаты). Любую необходимую операцию можно проводить в удобное время, без привязки к операционному дню в банках.

Где можно оформить пластик для подотчетных лиц?

Спрос на данный продукт есть, поэтому кредитные организации его активно предлагают.

- Сбербанк выпускает своим клиентам дебетовые корпоративные карты Visa/MasterCard Business. Подать заявление на открытие карт-счета могут юридические лица (резиденты и нерезиденты), индивидуальные предприниматели, нотариусы и адвокаты. К утвержденному банком списку учредительных документов прилагается реестр, содержащий список и паспортные данные сотрудников - будущих держателей корпоративного пластика.

Счет открывается юридическому лицу бесплатно. Плата за обслуживание каждого экземпляра карты составляет 1 200 руб. по рублевым счетам и 50 EURO/USD по валютным. Есть минимальный первоначальный взнос - от 2 400 руб. (от 100 EURO/USD в инвалюте). Карточный продукт Visa/MasterCard Business «Бюджетная» оформляется бесплатно и не предусматривает обязательного внесения средств.

- Банк24.ру оформляет корпоративные карты нескольких категорий: Visa Instant Issue(пластик мгновенного выпуска), Visa Classic и престижные Visa Gold.

Особенностью первой карты является то, что она неименная, может быть активирована в момент выдачи. Выпускается бесплатно, но есть и существенный недостаток: карту невозможно будет вернуть, если произойдет ее блокирование в банкоматах сторонних кредитных организаций. Также данным пластиком нельзя оплачивать покупки через Интернет.

Классический и престижный варианты корпоративной карты платежной системы Visa можно оформить, подав заявление в отделении банка или в режиме онлайн. Комиссия за выпуск карты зависит от вида и срока ее действия. Годовая Visa Classic обойдется в 1 тыс. руб., а двухлетняя стоит 1 500 руб.

Стоимость Visa Gold на аналогичные периоды составляет 4 тыс. руб. и 5 500 руб. соответственно. Эта карта позволяет своему держателю пользоваться всеми стандартными преимуществами корпоративного пластика, а также дает ряд привилегий международной платежной системы. Кроме того, владельцам премиум-карт бесплатно предоставляются услуги страхования от несчастных случаев в поездках, срочной доставки наличных или дубликата карточки, страховки рисков несанкционированного использования карты, информационный сервис.

- Банк Москвы для корпоративных клиентов разработал несколько предложений. Среди них Visa/MasterCard Business, а также премиальные карты (уровня Gold) международных платежных ассоциаций. Выпускается и пластик Union Card (российской расчетной системы).

Кредитная организация предлагает новым клиентам, открывающим расчетный счет, оформить корпоративную карту без комиссий (правда это не распространяется на престижные категории). Карточные продукты премиум-класса предусматривают первоначальный взнос 3 000 USD и платеж за первый год обслуживания в размере 100 USD (второй год - 90 USD). Владельцам Visa/MasterCard дополнительно предоставляется страховой полис (сумма покрытия зависит от вида карты) от несчастных случаев.

Аналогичные предложения по корпоративным картам есть в продуктовой линейке Абсолют Банка, Уралсиба, Росбанка, Кредит Европа Банка, Ак Барс Банка, Транскапиталбанка, Инвестторгбанка, Альфа-Банка, МИнБ, Россельхозбанка и других.

В последнее время расчеты по корпоративным картам стали обычным делом для большинства предприятий. Эти платежные инструменты удобны в обращении.

Бухучет по корпоративным картам довольно прост. У опытных бухгалтеров, как правило, не возникает никаких проблем при отражении операций. Сложности могут появиться при составлении работником, которому она была выдана. Далее рассмотрим особенности отражения операций.

Общие сведения

Корпоративными картами называют банковские карты, денежные средства на которых принадлежат организации. С их помощью осуществляется оплата расходов, осуществляемых работниками в рамках их профессиональной деятельности.

Может осуществляться оплата корпоративной картой командировочных, хозяйственных, представительских затрат. Этот платежный инструмент не используется в личных целях сотрудника, зачисления на нее заработка, а также социальных выплат.

Виды

Существуют кредитные и расчетные (дебетовые) карты. С помощью последних оплата производится за счет средств, находящихся на р/с предприятия, или овердрафта.

По кредитным картам, соответственно, расчеты осуществляются за счет заемных средств, предоставленных банковской структурой.

Особенности операции

Пополнение производится безналичным расчетом. Для этого в банковскую организацию направляется платежное поручение.

Расходуются средства только с использованием карты. Это может быть как обычные безналичные операции, так и выдача наличных.

На корпоративные карты не распространяются лимиты расчетов, установленных ЦБ для расчетов наличными. Между тем банковские организации, руководствуясь рекомендациями Центробанка, могут устанавливать предел выдачи. К примеру, по корпоративной карте Сбербанка максимальная сумма 100 тыс. руб./сутки.

Преимущества платежных инструментов

Можно отметить следующие достоинства использования корпоративных карт:

• Контроль расходования средств работником. Во-первых, все операции будут отражены на счету предприятия. Во-вторых, формируется , в котором отражаются все расходы, произведенные за конкретный период.
• Возможность использовать средства в любое время. Доступ к деньгам на счете круглосуточный.
• Оперативная блокировка карты в случае возникновения проблем.
• Возможность использовать средства в заграничных командировках. Нет необходимости приобретать инвалюту при выезде за пределы РФ. При этом из России можно оперативно работника, находящегося за границей.
• Существенная экономия времени при бронировании и оплате билетов, номеров в гостиницах.

Извещение ИФНС и фондов

Сведения об открытом счете должны быть направлены в ПФР, ВСС и налоговую службу. В настоящее время уведомление направляет сама банковская организация, обслуживающая р/с.

Извещение осуществляется в течение 7 дней (рабочих).

Важные нюансы

Корпоративные карты для юридических лиц выпускаются для конкретных работников предприятия, т. е. являются именными.

Отражение операций в бухучете по корпоративным картам осуществляется, как правило, на отдельном счете.

Счет в банке может открываться как в рублях, так и в инвалюте. При этом в первом случае открывать дополнительно валютный счет нет необходимости. Согласно Положению ЦБ № 266-П, оплата по корпоративной карте может осуществляться и в валюте, отличающейся от валюты счета. При получении, к примеру, долларов, система банка сконвертирует нужную сумму (переведет автоматически рубли в доллары).

Цели расходования

Нормативными актами установлен перечень операций, которые могут осуществляться в инвалюте с использованием корпоративной карты:

• Получение наличной инвалюты за границей РФ для оплаты представительских, командировочных затрат.
• Оплаты расходов (представительских/командировочных) в торговых/обслуживающих организациях в инвалюте за пределами России.

Другие операции считаются незаконными. Контроль соблюдения перечня осуществляется банковской структурой.

Локальный документ организации

На предприятии должен быть разработан акт, определяющий основные правила использования корпоративных карт. В этом документе необходимо установить:

• Перечень операций и затрат, которые допускается совершать сотрудником.
• Лимиты по расчетам.
• Порядок предоставления отчета по корпоративной карте .
• Сведения о недопустимости разглашения ПИН-кода сторонним лицам.
• Срок, в который служащий обязан предоставить авансовый отчет по корпоративной карте. В этом же пункте целесообразно перечислить документы, которыми будут подтверждаться сведения.

Кроме того:

• Приказом руководителя определяется круг сотрудников, имеющих право получить корпоративные карты.
• Заключаются договора о материальной ответственности с соответствующими работниками.
• Сотрудники-держатели карт должны быть ознакомлены с порядком использования карт под подпись.

Возврат и выдача платежных инструментов ведется в специальной учетной книге.

Особенности отражения

Бухгалтерский учет по расчетному счету ведется на предприятии на сч. 55. К нему открывается субсчет 55.4.

Если на счете предусмотрен целесообразно создать субсчета второго порядка: "Неснижаемый остаток" и "Платежный лимит".

Если организация открыла несколько счетов (по каждой карте), то субсчет 55.4 создается по каждому из них. Если к одному р/с оформлено несколько карт разных работников, которые осуществляют платежи в рамках общего лимита, необходимость вести аналитический учет в разрезе держателей определяется предприятием самостоятельно.

В тех случаях, когда к единственному расчетному счету привязана корпоративная карта, целесообразно создать субсчет к сч. 51 или 52.

Учет операций

Правила отражения операций для удобства представлены в таблице:

Для отражения пополнения корпоративной карты в "1С " используется документ "Списание с р/с". Он находится в разделе "Банк и касса".

Учет расчетов

Существует два варианта отражения операций: упрощенный и академический. Их особенности показаны в таблицах.

Если дата отчета по корпоративной карте совпадает с днем отражения операции в выписке банка, проводки осуществляются по первому варианту.

Дополнительно для обоих вариантов следует учесть суммы ущерба:

Отчет по корпоративной карте: пример

Сотрудник, получивший средства под отчет, должен предоставить документ, в котором расписаны все произведенные затраты. К нему прилагаются подтверждающие бумаги. Соответствующие предписания установлены в Порядке, утвержденном указанием ЦБ.

Приказом Госкомстата от 2001 г. утверждена типовая форма отчета АО-1.

В бланке, однако, отсутствуют строки, в которых можно отразить операции по корпоративным картам. Исправить ситуацию можно, двумя способами:

• Дополнить типовую форму. Как установлено в Порядке, организация вправе вносить в унифицированную форму дополнительные строки.
• Разработать бланк самостоятельно. Унифицированные формы с 01.01.2013 г. не считаются обязательными для предприятий. Соответствующее положение вытекает из ФЗ №402.

Рассмотрим пример. Сотруднику была выдана корпоративная карта Сбербанка , на которой доступно 50 тыс. руб. Ему было поручено купить многофункциональное устройство, стоимость которого 110 тыс. руб. В соответствии с платежным поручением, на карту было перечислено 65 тыс. руб. После приобретения устройства в остатке оказалось 5 000 руб.

Бухгалтер предприятия дополняет типовую форму отчета несколькими строками. В первую очередь, предусматриваются графы для отражения сумм средств на дату начала пользования картой:

• "Остаток по карте". Эта строка заполняется, если работник платежный инструмент не сдавал.
• "Выдача карты №…". В этой строке указываются сведения, если платежный инструмент выдан перед исполнением задания.

Остаток по карте признается по условиям примера равным 0, так как сотруднику карту выдали перед выполнением поручения. В строке "Выдана карта" указывается ее номер и доступная сумма.

Для отражения пополнения средств в отчет добавлена графа "Платежное поручение". Здесь указывается дата, номер документа.

В строке "Итого" должна содержаться сумма остатка по выданной карте и размер дополнительного перечисления. По условиям примера, общий итог 115 тыс. руб.

На обратной стороне отчета должны быть перечислены документы, которыми сотрудник подтверждает произведенные траты. Работник должен указать дату расходов и сумму.

Снятие наличности

При разработке формы отчета необходимо предусмотреть ситуацию, когда у работника не будет возможности расплатиться за услуги или товары безналичным расчетом. Соответственно, сотруднику придется обналичить требуемую сумму.

Для отражения таких операций добавляются следующие строки:

• "Снято с карты".
• "Израсходовано наличности".
• "Внесено на карту через терминал".
• "Остаток наличности".

Все операции со средствами отражаются на лицевой части отчета.

Расписка о получении документа

Подотчетный работник должен предоставить отчет бухгалтеру или руководителю предприятия. После этого документ проверяется, затем утверждается директором организации.

Товары, услуги, приобретенные сотрудником, приходуются. Работник получает расписку о принятии отчета - нижнюю часть бланка. Если в форме, разработанной предприятием, она не предусмотрена, расписка составляется в произвольном виде.

Утверждение бланка

По общим правилам, утвердить форму, разработанную предприятием самостоятельно, должен руководитель. Такое предписание устанавливается в ФЗ № 402. Это же требование действует и в случае, если организация использует унифицированную форму.

Обычно образцы бланков первичных документов приводятся в приложениях к приказу об утверждении учетной политики.

Открытие счета

Для создания счета с корпоративными картами от предприятия потребуются в первую очередь документы, необходимые для открытия обычного р/с. Кроме этого, необходимо написать заявление, форма которого предоставляется банком. Оно пишется на каждого сотрудника-держателя карты. Также прилагаются документы, по которым соответствующие работники идентифицируются. Речь, в частности, о паспорте, а также документах, подтверждающих трудовые правоотношения с предприятием (копия договора). Банк может затребовать и иные бумаги при необходимости.

1) получение наличных денежных средств в валюте Российской Федерации для осуществления расчетов на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории Российской Федерации, а также для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в пределах Российской Федерации, в валюте Российской Федерации;

2) безналичная оплата расходов в валюте Российской Федерации, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц, в пределах Российской Федерации;

3) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

4) безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с хозяйственной деятельностью юридического лица, в валюте Российской Федерации;

5) безналичная оплата в валюте Российской Федерации расходов представительского характера на территории Российской Федерации;

6) безналичная оплата расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства, в иностранной валюте;

7) безналичная оплата расходов представительского характера в иностранной валюте за пределами Российской Федерации;

8) получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами Российской Федерации для оплаты расходов, связанных с командированием работников соответствующих юридических лиц в иностранные государства.

При совершении операций, указанных в подпунктах 1 - 5 настоящего пункта, в валюте Российской Федерации допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в иностранной валюте.

В случаях, когда расчеты в иностранной валюте разрешены юридическим лицам валютным законодательством, при совершении операций в иностранной валюте, указанных в подпунктах 6 - 8 настоящего пункта, допускается списание средств со счетов юридических лиц - резидентов в валюте Российской Федерации. В этом случае иностранная валюта, приобретаемая эмитентом за счет средств рублевых счетов клиента для последующего осуществления расчетов по операциям, совершенным в иностранной валюте, не зачисляется на текущий валютный счет клиента - владельца рублевого счета.

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 - 8 настоящего пункта, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством».

· получать наличные российские рубли для расчетов на территории Российской Федерации, связанных с хозяйственной деятельностью юридического лица на территории нашей страны, а также для оплаты расходов, связанных с командировками работников по России;

· получать наличную иностранную валюту за пределами Российской Федерации для оплаты расходов по загранкомандировкам;

· осуществлять безналичную оплату расходов в российских рублях, связанных с командированием работников в пределах Российской Федерации, и в иностранной валюте - по командировкам за рубеж;

· осуществлять безналичные операции на территории Российской Федерации, связанные с основной деятельностью юридического лица, в российских рублях;

· осуществлять безналичную оплату в российских рублях расходов представительского характера на территории Российской Федерации и в иностранной валюте - за пределами России.

Отметим, что наиболее часто организации используют пластиковые карты для оплаты именно представительских и командировочных расходов. Особенно сильно оценить удобство использования банковских карт можно при направлении сотрудников в служебные командировки за границу. Причем это выгодно и физическим лицам, выезжающим за рубеж (не нужно везти с собой наличные, кроме того, значительно экономится время на оформление командировки) и организациям, так как отпадает необходимость в открытии валютного счета для приобретения наличной валюты. В соответствии с Положением №23-П, при списании со счета клиента средств в российских рублях для оплаты расходов в иностранной валюте, иностранная валюта, приобретаемая банком – эмитентом за счет рублевых счетов клиента, не зачисляется на его текущий валютный счет.

Обратите внимание!

Средства, списанные со счета юридического лица в результате совершения операций, указанных в подпунктах 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными юридическим лицом под отчет держателю корпоративной карты. Возврат неизрасходованных средств осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

Сумма вознаграждения, которую банк взимает за обслуживание специального карточного счета, в бухгалтерском учете организации в соответствии с пунктом 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 6 мая 1999 года №33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (далее - ПБУ 10/99), является операционными расходами и учитывается по дебету счета 91.2 «Прочие расходы». В налоговом учете суммы вознаграждения, удержанные банком за обслуживание специального карточного счета, учитываются при налогообложении прибыли в полном объеме в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Нужно отметить, что большое значение имеет правильная организация аналитического учета по субсчету «Специальный карточный счет».

Аналитический учет по данному субсчету должен быть организован в разрезе конкретных карточных счетов, открытых в том или ином банке. Кроме того, на аналитику существенно влияют условия выпуска и использования корпоративных карт, предлагаемых банком. Так, например, при заключении договора с банком, банк выдвигает условие о наличии на счете организации неснижаемого остатка (страхового депозита, который может быть использован для расчетов в исключительных случаях на покрытие превышения платежного лимита). Будет целесообразно использовать субсчета второго порядка «Специальный карточный счет – неснижаемый остаток» и «Специальный карточный счет - платежный лимит».

Обратите внимание!

Рассмотрим на примере, каким образом в учете организации отражаются операции с использованием расчетной корпоративной карты.

В данном примере расходы на проведение официального обеда в ресторане представляют собой организации, которые в соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 являются расходами по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете торговых организаций представительские расходы учитываются в составе издержек обращения с отражением их по счету 44 «Расходы на продажу» .

Основанием для признания представительских расходов в данном примере являются расчетные документы, выданные рестораном.

Для исчисления налога на прибыль представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подпункт 22 пункта 1 статьи 264 НК РФ). Напомним, что в целях налогового учета представительские расходы подлежат нормированию. Согласно пункту 2 статьи 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период. В рассматриваемом примере за отчетный период (6 месяцев) организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 32 000 рублей (800 000 х 4%). Следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

Сумма НДС, уплаченная ресторану, может быть принята к вычету в полном объеме на основании пункта 7 статьи 171 НК РФ после списания денежных средств с расчетного счета организации и при наличии счета-фактуры, выданного рестораном (пункт 1 статьи 172 НК РФ).

В бухгалтерском учете организация отразит это следующими бухгалтерскими проводками:

Обратите внимание!

В том случае, если величина представительских расходов превышает норматив, установленный налоговым законодательством, то в целях налогообложения организация в качестве расходов может принять только нормируемую величину представительских расходов.

Суммы «входного» налога на добавленную стоимость по нормируемым расходам принимаются к вычету в размере, соответствующему указанным нормам. Такое положение установлено пунктом 7 статьи 171 НК РФ.

Обратите внимание!

Использование организацией счета 57 «Переводы в пути» обусловлено тем, что слипы и квитанции поступают в бухгалтерию и обрабатываются до получения выписки по специальному карточному счету, подтверждающему факт списания денежных средств со счета юридического лица.

Мы уже обращали внимание на то обстоятельство, что денежные средства, списанные со счета юридического лица по операциям подпунктов 1, 2, 4 – 8 пункта 4.6 Положения №23-П, считаются выданными под отчет держателю корпоративной карты. Кроме того, держатель карты может использовать платежную карту и непосредственно для снятия наличных денег. Такая операция в бухгалтерском учете отражается следующим образом:

Используя в своей деятельности заемные средства организация заемщик должна руководствоваться Приказом Минфина Российской Федерации от 2 августа 2001 года №60н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учет займов и кредитов и затрат по их обслуживанию» ПБУ 15/01». В соответствии с пунктами 16 и 17 указанного документа:

«16. Начисление процентов по полученным займам и кредитам организация производит в соответствии с порядком, установленным в договоре займа и (или) кредитном договоре.

17. Задолженность по полученным займам и кредитам показывается с учетом причитающихся на конец отчетного периода к уплате процентов согласно условиям договоров».

В бухгалтерском учете организации-заемщика, сумма процентов, начисленных за пользование заемными средствами, включается в состав операционных расходов (на основании пункта 11 ПБУ 10/99) и отражается на счете 91 «Прочие доходы и расходы» .

Обратите внимание!

Налоговое законодательство относит сумму процентов по долговым обязательствам любого вида к внереализационным расходам (подпункт 2 пункта 1 статьи 265 НК РФ). Причем глава 25 «Налог на прибыль организаций» предусматривает специальный порядок отнесения процентов по долговым обязательствам к расходам, учитываемым в целях налогообложения, который установлен статьей 269 НК РФ.

Предельная величина процентов, признаваемых расходом, принимается: либо равной ставке рефинансирования ЦБ РФ, увеличенной в 1,1 раза – при оформлении долгового обязательства в рублях и 15% - по долговым обязательствам в иностранной валюте, либо равной величине полученной по долговым обязательствам на сопоставимых условиях.

Возврат полученного кредита и уплата начисленных процентов отражается по кредиту счетов учета денежных средств в корреспонденции со счетом ().

Пример.

Торговая организация в январе заключила договор с банком-эмитентом на получение и обслуживание кредитной корпоративной карты. Банк-эмитент в соответствии с договором предоставил кредит на сумму 224 200 рублей сроком на 4 месяца по ставке 16 %. Организация рассчиталась за товары, предназначенные для перепродажи с использованием данной кредитной корпоративной карты.

Перечислена банку сумма заемных средств

В рассмотренном примере банк-эмитент в соответствии с условиями договора изначально перечислил сумму кредита на специальный карточный счет клиента. Однако это не единственный вариант, который позволяет рассчитаться заемными средствами с помощью кредитной корпоративной карты.

Гражданское законодательство допускает ситуацию, когда в соответствии с договором банковского счета банк осуществляет платежи клиента, несмотря на отсутствие денежных средств на расчетном счете, то есть производится краткосрочное кредитование счета (статья 850 ГК РФ). Такой вид кредита называется овердрафтом. Овердрафт может возникнуть, если банк финансирует расчеты с использованием кредитной карты, проводя операции, превышающие платежный лимит клиента.

При расчетах с использованием кредитных корпоративных карт следует различать как предусмотренный овердрафт, так и не предусмотренный.

Если стороны при заключении договора на выдачу и обслуживание кредитной карты предусмотрели возможность овердрафта, условия его предоставления, сроки погашения и проценты, то такой овердрафт считается предусмотренным.

Выявляется он, как правило, при получении выписки из банка. Так как овердрафт - вид краткосрочного кредита, то отражение его в учете производится с помощью счета . Получив выписку из банка, и выявив овердрафт, бухгалтер должен его отразить в учете. Датой возникновения овердрафта считается дата, когда банк осуществил оплату за счет своих собственных средств. При этом в учете делается проводка:

Дебет 55 «Специальные счета в банках» субсчет «Специальный карточный счет» Кредит 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» . Проценты, начисляемые по предусмотренному овердрафту, являются процентами за пользование заемными средствами и учитываются в обычном порядке.

Однако, если, заключая договор на выдачу и обслуживание кредитной корпоративной карты, стороны не предусмотрели возможность краткосрочного кредитования при превышении платежного лимита карты, то в случае превышения платежного лимита возникает так называемый непредусмотренный овердрафт. В этом случае, банк вправе требовать с организации, допустившей непредусмотренный овердрафт, возмещение своих расходов и сумму процентов за пользование чужими средствами (статья 1017 ГК РФ). Начисление процентов за пользование чужими средствами производится в соответствии с требованиями статьи 395 ГК РФ. В соответствии с требованиями гражданского законодательства проценты за пользование неосновательно полученными денежными средствами исчисляются с момента, когда организация узнала о неосновательности их получения. То есть в момент получения выписки по счету, в которой будет отражен перерасход средств.

Более подробно с вопросами, касающимися учета и налогообложения операций осуществляемых с использованием пластиковых карт, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Расчеты с использованием пластиковых карт».

Развитие банковских технологий привело к созданию удобного платежного бизнес-инструмента - корпоративных карт. Компании должны вести бухучет всех операций, включая транзакции, проводимые через пластик. Рассмотрим особенности учета бизнес карт.

Классификация корпоративных карт

Кредитные учреждения предлагают предприятиям несколько видов электронных платежных средств. Условия выпуска и использования инструментов существенно влияют на то, как учитывают корпоративные карты в бухгалтерии.

Согласно Положению Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица для своих сотрудников могут открывать дебетовые и кредитные карты.

По дебетовой карточке сотрудник расходует средства в пределах сумм, имеющихся на счете в банке. Возможен банковский договор с овердрафтом - кредитом, выдаваемым при недостатке или отсутствии средств на счете. Кредитка предполагает расходование заемных средств, предоставляемых банком в пределах лимитов, установленных договором. Соглашение может предусматривать грэйс-период - срок, погашение кредита в течение которого, осуществляется без начисления процентов.

Оба вида карточек бывают именными и неименными. Первые выпускаются на конкретного сотрудника с указанием его имени на лицевой стороне. Когда сотрудник увольняется, и компания нанимает нового, именные карты приходится менять. Неименные карточки действуют по принципу «на предъявителя». Они могут передаваться от одного человека к другому и не требуют замены при смене пользователя.

Выпускаются электронные средства платежа к отдельным карточным счетам или к текущему счету компании. К основному счету доступ обычно предоставляют руководителю или топ-менеджерам компании. Сумма расходов в такой ситуации лимитируется или используется без ограничений. Эти карты удобны для небольших организаций.

Крупные предприятия предпочитают открывать отдельные карточные счета для подотчетных лиц. Один счет может использоваться одним сотрудником или несколькими.

Чаще всего корпоративные платежные инструменты применяются для хозяйственных расходов, выдачи денег подотчетным лицам, оплаты командировок. Но также они могут быть способом круглосуточного внесения торговой выручки на счет. Это удобно для магазинов и организаций, работающих в вечернее, ночное время, в выходные дни или в удаленных районах.

Составление внутренних документов

После выбора корпоративных карт и заключения соглашения с банком, необходимо разработать локальные акты компании, регулирующие бухгалтерский учет корпоративных карт и контроль за деньгами.

Оптимально составить внутренний документ, определяющий правила пользования электронными платежными средствами. В него хорошо включить:

• виды расходов средств;
• лимиты операций (по безналичным платежам, получению наличных средств, дневные, месячные ограничения);
• сроки отчетов за использованные средства:
• виды документов, прилагаемых к отчету;
• ответственность и порядок взыскания средств, если подотчетное лицо не отчиталось вовремя.

Вместо отдельного акта, можно включить правила по корпоративным картам в другие локальные документы, например, в положения по предприятию о регулировании оплаты командировок, выдачи денег в подотчет, сдачу авансовых отчетов.

Список сотрудников, имеющих право пользоваться корпоративными картами, определяется приказом или распоряжением руководителя. С работниками желательно подписать договоры о полной материальной ответственности. В этом случае работодатель сможет взыскать с работников недостающие средства по карте в полном объеме (ст. 242 ТК РФ). При отсутствии договора максимальная сумма ущерба, подлежащего возмещению, не может превышать среднюю зарплату за месяц (ст. 241 ТК РФ).

Бухгалтерские счета для учета корпоративных карт?

При открытии отдельного карточного счета денежные средства для бизнес-карт отделены от основных денег компании. Бухгалтерский учет корпоративных карт ведется на 55 счете «Специальные счета в банках». Разумно открыть субсчет «Корпоративные карты» или «Карточные счета». Перевод денег на карточный счет осуществляется проводкой:

Если деньги списываются в один день, а поступают в другой, используется 57 счет. Будет две проводки:

Д 57 К 51 в день списания средств с расчетного счета,

Д 55 К 57 в день поступления средств на карточный счет.

Аналитика по 55 счету ведется по счетам, держателям карт.

Раньше контролирующие органы требовали извещать их об открытии карточных счетов. Изменения 2014 года избавили компании и предпринимателей от этой обязанности.

Когда корпоративная карта выпущена к основному расчетному счету, весь бухгалтерский учет ведется по 51 счету. Отдельных проводок по пополнению не нужно.

Сами карты считаются собственностью банка и в синтетическом учете не отражаются. Контроль за электронными средствами платежа осуществляется на забалансовом счете 002. Передача пластиковых карт сотрудникам оформляется приемно-передаточными актами или записями в специальном журнале.

Расчеты корпоративными картами

Пластиковая карта считается безналичным средством платежа. Поэтому на нее не распространяется ограничение, установленное для расчета с контрагентами наличными деньгами. Однако снятие денег с карты считается передачей средств в подотчет. Дальнейшие расчеты должны проводиться с соблюдением предела расчета наличностью. В настоящее время лимит составляет 100 тысяч рублей по одному договору. Штраф за превышение установлен ст. 15.1 КоАП РФ:

• 4 000 р. - 5 000 р. на ответственных лиц;
• 40 000 р. - 50 000 р. на юрлицо.

Снятие денежных средств с корпоративной карты для наличной оплаты в бухучете оформляется проводкой:

Д 71 К 55 (51)

Услуги банка относятся на операционные расходы:

Д 91 К 55 (51)

После предоставления авансового отчета и подтверждающих документов в бухгалтерии проводятся соответствующие записи:

Д 10, 44, 41, 20, 25, 26… К 71 на сумму расходов без НДС

Д 19 К 71 на сумму НДС по полученным материалам, товарам, услугам

В унифицированной форме авансового отчета отсутствуют поля для отражения сумм, полученных с карты. Компания может внести изменения в унифицированный бланк или разработать собственный. Форма используемого документа должна быть закреплена в учетной политике компании.

Остаток неиспользованной суммы вносится в кассу предприятия:

Учет безналичных платежей по корпоративным картам может оформляться двумя способами.

Первый предполагает отнесение оплаты в долг подотчетного лица - то есть бухучет, аналогичный снятию наличных средств с карты. Второй вариант, рассматривает платеж как безналичную оплату поставщику. Проводка:

Д 60 К 55 (51)

Авансовый отчет в этом случае предоставлять необязательно. Подтверждающие бумаги можно приложить к служебной записке. После поступления документов проводки:

Д 10, 20, 41, 44, 25, 26… К 60

Учет расходов по кредиткам

Оплата подотчетным лицом товаров и услуг за счет заемных средств банка оформляется следующим образом:

Д 71 К 55 (51) на сумму платежа

Д 55 К 66 на сумму кредита

Начисление процентов за пользование кредитом:

Гашение кредита:

Если кредит закрыт с соблюдением условий грейс-периода, проценты не начисляются.

Сотрудник не сдал отчет

Если работник не сдал своевременно авансовый отчет или не представил подтверждающие документы, суммы недостачи можно удержать из его заработной платы. Проводки:

При отсутствии договора о полной материальной ответственности работодатель может вычесть из зарплаты ущерб не больше среднемесячного заработка. Превышение этой суммы взыскивается в судебном порядке. Чтобы избежать неприятностей, расходный лимит по карте не должен быть выше среднего заработка работника.

Взнос торговой выручки

Бухучет внесения торговой выручки по корпоративной карте, привязанной к расчетному счету, аналогичен обычному взносу денег из кассы компании:

Внесение средств на специальный карточный счет:

Резюме

Бухгалтерский учет операций по корпоративным картам имеет свои особенности. Для правильной организации бухучета компании необходимо разработать внутренние нормативные документы, регулирующие учет и использование платежных инструментов.